Produtividade é uma das características mais cobiçadas por empresas e profissionais no mercado moderno. A capacidade de ser produtivo e gerar resultados dentro de seu tempo hábil deixou de ser um mero diferencial e se tornou um item básico, necessário tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
Mas nem todo mundo é naturalmente proativo a ponto de ter uma alta produtividade. Será que não haveria espaço no mercado para o Profissional de SST ou o distribuidor de EPIs que procrastina? Se você se enquadra num dos dois casos, pode ficar calmo: a ferramenta 5W2H foi desenvolvida para te ajudar. Saiba mais sobre ela!
O que significa 5W2H?
O termo 5W2H vem da língua inglesa e forma uma sigla que se refere a cinco palavras com a letra W e duas palavras com a letra H. Cada uma delas faz uma pergunta relevante cuja resposta estimula o planejamento necessário para determinada ação. Ao ser confrontada com o seu significado, a pessoa relembra 7 passos simples que devem ser aplicados em suas atividades diárias.
- What: O quê? O que precisa ser feito?
- Why: Por quê? Por que precisa ser feito? Por que fazer?
- Where: Onde? Onde fazer?
- When: Quando? Quando precisa ser feito? Quando deve estar pronto?
- Who: Quem? Quem vai fazer?
- How: Como? Como fazer?
- How much: Quanto vai custar?
Como essas perguntas e respostas podem ajudar?
Através de uma análise simples, a ferramenta 5W2H permite que a pessoa elimine rapidamente uma das maiores barreiras para qualquer atividade, seja particular ou profissional: a dúvida. As dúvidas e incertezas sobre como agir podem custar um tempo precioso, tornando-o improdutivo. Muitas vezes, as perguntas que afligem sequer têm respostas rápidas ou necessárias naquele momento.
As perguntas propostas pelo método 5W2H são básicas, de fácil assimilação e imprescindível para qualquer projeto. Ao pensar racionalmente e fazer um checklist daquilo com o que está lidando e o que vai ser necessário para resolver, as primeiras dúvidas a respeito das ações a serem tomadas serão sanadas e o indivíduo ou equipe já sabe quais os primeiros passos a serem dados.
E para que se torne um hábito, você pode até mesmo elaborar uma planilha com as sete questões. Muitas vezes, visualizá-las ajuda a respondê-las.
5W2H na Revenda de EPIs
Tempo é dinheiro, ditado antigo e clichê, mas que ainda reflete a realidade. Se uma empresa desperdiça horas ou mesmo minutos de trabalho, está deixando de lucrar, de adiantar outros projetos, de absorver novas demandas, por isso o tic tac do relógio é tão precioso. E, como já foi dito, dúvidas consomem tempo. Além do mais, ruídos de comunicação podem comprometer ainda mais os prazos a serem cumpridos.
Nesse contexto, a ferramenta 5W2H é perfeita para ganhar tempo em um mercado que simplesmente não para. Na gestão de uma Equipe de Vendas ou da Equipe de Compras ou mesmo na execução de uma tarefa individual, as perguntas e respostas do método dão o pontapé para o início das atividades com todo o time ciente de sua posição e papel naquele projeto.
A análise 5W2H foi concebida como uma ferramenta administrativa justamente por sua eficiência em gestão. Mas atenção, é importante que o tiro não saia pela culatra. Não deixe que o método consuma o tempo que ele foi feito para poupar. Se alguma das sete perguntas não tiver resposta, pule ou passe adiante. O fundamental é que o básico da atividade seja esclarecido.
Quer um exemplo prático disso? Reúna as equipes de cada setor e peça para que preencham juntos uma planilha 5W2H com as atividades diárias que precisam desempenhar. Você verá que para muitos funcionários suas obrigações não estavam claras e é, por isso, que muitas vezes uma atividade simples acaba sem execução.
5W2H para os Profissionais de SST
Se você é Profissional de Saúde e Segurança do Trabalho deve estar se perguntando como uma ferramenta de gestão poderia auxiliar em suas atividades! Um exemplo simples: no levantamento de riscos e oportunidades.
Do mesmo modo como é possível determinar quem irá realizar cada atividade de gestão, o Profissional de SST pode determinar que atividades podem gerar algum risco e como minimizá-lo, incluindo o custo desse ação. Vamos ao exemplo!
Durante uma vistoria, o Técnico de Segurança do Trabalho percebe uma fissura em um equipamento que necessita de reparo, logo coloca as informações na planilha 5W2H:
- qual tipo de serviço a ser realizado;
- o motivo;
- onde e quando fazer o conserto;
- quem executará;
- que materiais utilizará; e
- o custo disso bem como a importância de comprar ou repor EPIs indispensáveis ao trabalho como a Luva de Raspa, por exemplo.
Assim, é possível criar um plano de ação mais assertivo, potencializando as oportunidades de crescimento da empresa. E, após a montagem desse plano, a ferramenta pode ser utilizada novamente para monitorar a execução das medidas adotadas.
E você? Costuma utilizar alguma outra ferramenta para aumentar a sua produtividade? Conta aqui para a gente! E, se tiver outra sugestão de conteúdo para facilitar o seu dia a dia, não deixe de escrever aqui nos comentários! Afinal, é para você que pensamos cada um dos materiais que produzimos!
Até breve,
Fernando Zanelli
